Als unsere neue Executive Assistant hast du die spannende Möglichkeit, den täglichen Rhythmus unseres dynamischen Büros mitzugestalten! Deine Rolle ist essenziell, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen und eine Umgebung zu schaffen, in der sich alle wohlfühlen und gerne zusammenarbeiten.

Du wirst viele verschiedene Aufgaben übernehmen und stets den Überblick behalten – besonders im Bereich Verträge. Dein Hauptziel ist es, die Gründer zu entlasten und ihre Produktivität zu steigern, indem du eigenverantwortlich arbeitest und ihnen den Rücken freihältst!

Office Management:

• Stakeholder-Management & Basisdienstleistungen: Koordination mit Reinigungsdiensten, Catering-Anbietern, Vermietern und Internetdienstleistern, um einen reibungslosen Büroalltag zu gewährleisten

• Praktische Aufgaben: Sicherstellen, dass das Büro stets gut ausgestattet und ordentlich ist (z. B. Getränke auffüllen, Geschirrspüler ausräumen, einladende Atmosphäre schaffen)

• Bestandsverwaltung & Materialbeschaffung: Überwachung des Bürobedarfs und rechtzeitige Bestellung notwendiger Materialien

• Technische Einrichtung in Meetingräumen: Sicherstellen, dass Besprechungsräume für physische und hybride Meetings optimal vorbereitet sind

• Planung von Teamevents: Organisation von unterhaltsamen und verbindenden Events zur Stärkung des Teamgeists

• Verwaltung des Wissens-Hubs: Pflege unserer zentralen Wissensdatenbank, um Richtlinien und Standardprozesse aktuell zu halten

• Postverwaltung & Dokumentenablage: Bearbeitung eingehender Post und sorgfältige Ablage von Dokumenten
  
  

People & Culture:

• Onboarding & Offboarding: Sicherstellen, dass neue Mitarbeitende sich willkommen fühlen, ihre Ausstattung und Tool-Zugänge erhalten – und auf der anderen Seite ein reibungsloser Offboarding-Prozess bei Mitarbeiteraustritten gewährleistet ist.

• Besuchermanagement: Dafür sorgen, dass sich alle Gäste willkommen fühlen.

• (Physische) Vertragsvorbereitung & -verwaltung: Unterstützung bei der Erstellung und Verwaltung von Verträgen mit einem ausgeprägten Auge fürs Detail.

• Vorab-Screening von Kandidaten: Unterstützung bei der Suche nach neuen großartigen Teammitgliedern.

• Ausstattungsmanagement: Sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden die richtigen Arbeitsmittel haben und defekte Geräte schnell repariert oder ersetzt werden.

• Einhaltung von Arbeitsschutzstandards: Sicherstellung eines sicheren und gesetzeskonformen Arbeitsplatzes.

• Idealerweise hast du bereits erste Erfahrungen als Team Assistenz & Office Manager (m/w/d)

• Du bist strukturiert, gewissenhaft und hast eine Hands-on-Mentalität.

• Du bist lösungsorientiert, arbeitest gerne selbständig und effizient.

• Du sprichst Deutsch (C2) und fließend Englisch.

• Purpose: Du unterstützt eine wichtige Mission und hast die Chance, den Pflegenotstand positiv zu beeinflussen.
• Arbeitsumgebung: Wir bieten dir ein schönes Büro nur wenige Gehminuten vom Nordbahnhof entfernt mit modernster Ausstattung und allem, was du zum Arbeiten benötigst.
• Veranstaltungen: Neben unseren legendären Firmenfeiern gibt es bei uns regelmäßige Team-Events.
• Gesundheit & Wohlbefinden: Du erhältst 27 Tage Urlaub pro Jahr und zusätzlich versorgen wir dich im Office mit allem, was du benötigst.
• Karriere & Weiterentwicklung: Du wirst Teil eines internationalen Teams mit über 60 Mitarbeiter:innen und hast bei uns neben regelmäßigen Feedbackgesprächen viele spannende Wachstums- und Lernmöglichkeiten.

Klingt nach einer perfekten Stelle für dich?
Wir freuen uns auf deine Bewerbung und darauf, dich kennenzulernen!

marta ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit und Vielfalt fördert. Wir bemühen uns, ein freundliches, sicheres und einladendes Umfeld für alle unsere Mitarbeiter:innen zu schaffen, unabhängig von ethnischer Herkunft, Geschlecht, Geschlechtsidentität und -ausdruck, sexueller Orientierung, Einschränkungen und Begabungen jeglicher Art, körperlicher Erscheinung, sozialem Hintergrund, Familienstand, Alter oder Religion (oder deren Fehlen).

Bei deiner Bewerbung konzentrieren wir uns ausschließlich auf deiner Erfahrung und Motivation. DU entscheidest selbst, welche zusätzliche Informationen du preisgeben möchtest (Foto, Familienstand, Religion, Geschlecht, Nationalität, usw.). Wir schätzen und behandeln alle Bewerbungen gleich.

Auch wenn du unserem Anforderungsprofil nicht zu 100 % entsprichst, ermutigen wir dich trotzdem, dich bei uns zu bewerben.

Warum wir marta gegründet haben
Als wir nach einer 24-Stunden-Betreuung für unsere Angehörigen suchten, fühlten wir uns auf einem undurchsichtigen und oft überteuerten Markt allein gelassen. Besonders frustrierend war die Erkenntnis, dass ein Großteil des Gehalts, das wir für die Betreuung zahlten, nicht bei den Pflegekräften ankam. Nach fünf Jahren erfolgloser Suche nach einer vertrauenswürdigen Lösung beschlossen wir 2020, marta zu gründen, um den Markt der 24-Stunden-Pflege fairer und transparenter zu gestalten.

Zu Ehren von Marta, die meine Großeltern jahrelang liebevoll betreut hat, trägt unser Unternehmen ihren Namen.

Unsere Mission ist klar: Wir glauben, dass Pflegekräfte eine bessere Betreuung leisten, wenn sie unter fairen Arbeits- und Lebensbedingungen arbeiten. Deshalb haben wir eine Plattform entwickelt, die sowohl Betreuungskräfte als auch Familien mit intelligenten Softwarelösungen unterstützt. Diese ermöglichen eine reibungslose und direkte Zusammenarbeit. Durch niedrigere Vermittlungsgebühren schaffen wir es, dass Pflegekräfte ein höheres Einkommen erzielen, ohne dass die Familien mehr bezahlen müssen.

Heute sind wir international aktiv, mit Teams in Berlin, Bonn, Sibiu und Danzig. Unterstützt von führenden Investoren wie Capnamic, Almaz Capital, RTL Ventures und Swiss Health Ventures, verfolgen wir unsere Vision einer Welt, in der Pflege bezahlbar, transparent und verlässlich ist.